Организационный отдел Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области (далее - Администрация), утверждаемым решением Вяземского районного Совета депутатов. Отдел возглавляет начальник отдела.
В состав отдела входят:
-начальник отдела – Чинарёва Лидия Павловна (общее руководство);
- ведущий специалист – Новикова Татьяна Павловна (обращения граждан);
- специалист 1 категории – Андриевская Татьяна Петровна (корреспонденция и делопроизводство);
- специалист 1 категории – Ильина Ирина Рашидовна (секретарь Главы муниципального образования);
- старший менеджер – Беляева Юлия Олеговна (похозяйственный учёт);
- старший менеджер – Тёплая Яна Александровна (договора, МК, соглашения).
Основной целью отдела является обеспечение координации и контроля над организационно-распорядительными функциями и административно-хозяйственной деятельностью Администрации.
Основными задачами отдела являются:
- исполнение и обеспечение полномочий Администрации в сфере делопроизводства, осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;
- организация эффективной системы учета и прохождения корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан, писем организаций, осуществление контроля за своевременностью рассмотрения и правильностью разрешения поставленных в обращениях граждан и организаций вопросов;
- осуществление контроля и координации работы за ведением делопроизводства и работой с обращениями и заявлениями граждан, организаций в структурных подразделениях Администрации, за соблюдением установленного порядка работы с документами и исполнительской дисциплиной сотрудников Администрации;
- организационно-техническое и документальное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Главой муниципального образования и мероприятий с его участием;
- обеспечение структурных подразделений Администрации бланками документов, печатями и штампами, вывесками, печатной продукцией, канцелярскими принадлежностями, нормативным, информационным и справочным материалом, включая специальную и справочную литературу, периодические издания;
- организация ведения похозяйственного учёта Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области в Администрации, осуществление контроля за соблюдением формы и порядка ведения похозяйственных книг на территории муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.
На отдел возложено 38 функций по реализации поставленных перед отделом целей и задач. Также отдел имеет права по реализации целей и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач.
Исполнение и обеспечение полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области в сфере делопроизводства
Одной из основных функций отдела является осуществление и обеспечение своевременного приема, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции от юридических лиц, обращений и заявлений граждан, а также отправку исходящей корреспонденции за подписью Главы муниципального образования и его заместителей.
В 2018 году в адрес Администрации и на имя Главы муниципального образования через отдел поступило:
- 9 497 ед. корреспонденции от организаций, учреждений, предприятий и других юридических лиц;
- 6 309 ед. заявлений и обращений граждан.
На отдел возложена значительная функция по осуществлению контроля в структурных подразделениях Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц и граждан. В целях эффективной организации работы сотрудников всей Администрации отдел осуществляет учет, анализ, обобщение результатов выполнения документов по существу вопросов и срокам исполнения, своевременно информирует заместителя Главы муниципального образования по организационным вопросам, руководителей структурных подразделений о состоянии выполнения контрольных документов. С этой целью отдел использует методы устных и письменных напоминаний разработчикам и исполнителям об истечении сроков исполнения документов, формирует и направляет служебные записки и предупредительный контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в структурные подразделения Администрации и заместителям Главы муниципального образования. Данная работа отделом ведётся регулярно.
Вся поступающая в отдел информация и корреспонденция прочитывается и анализируется, что в дальнейшем способствует осуществлению контроля за правильностью подготовки проектов писем Главы муниципального образования и его заместителей. Сотрудники отдела сами принимают участие в разработке, по указанию Главы муниципального образования, проектов писем и других документов.
Отдел осуществляет регистрацию корреспонденции, поступившую в Администрацию на имя Главы муниципального образования и его заместителей посредством всех видов связи (почта, электронная почта, факс, система электронного документооборота в органе исполнительной власти Смоленской области (далее - СЭД ОИВ Смоленской области).
Сотрудники отдела обеспечивают своевременную распечатку, копирование, оперативное размножение, рассылку корреспонденции, согласно резолюции Главы муниципального образования и его заместителей. Отдел успешно справляется с возложенной на него функцией обеспечения организации своевременного прохождения рассмотрения служебных документов.
С целью совершенствования работы сотрудники отдела обобщают и анализируют информацию об общем объеме документооборота в Администрации и разрабатывают предложения по его оптимизации.
Отдел ежедневно осуществляет комплектование, учет и обеспечение сохранности в течение установленного срока документов и переписки по ним, формирует архив использованных в работе документов, готовит их к передаче на муниципальное хранение в архивный отдел. Так, в отделе на данный момент хранятся и возможны к оперативному использованию в работе документы и переписка по ним 2014-2018 годов.
Сотрудники отдела принимают участие в разработке муниципальных правовых актов (положений, инструкций), регламентирующих организацию делопроизводства в Администрации, оказывают методическую и консультационную помощь в организации работы с документами в структурных подразделениях Администрации.
Отдел проводит проверку структурных подразделений Администрации по ведению делопроизводства, и по работе с обращениями и заявлениями граждан, информирует Главу муниципального образования о результатах проверки. В 2017 году была проведена встречная проверка ведения журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции Управления ЖКХ, дорожного строительства, транспорта и связи, по результатам которой были высказаны предложения по оптимизации и организации эффективной работы специалистов данного структурного подразделения.
Отдел осуществляет контроль за предоставлением структурными подразделениями Администрации ежемесячных перспективных планов работы, на основании которых сотрудники нашего отдела составляют ежемесячные сводные планы основных мероприятий Администрации.
Отдел подготавливает необходимые аналитические и справочные материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела по запросам вышестоящих организаций.
Учёт и прохождение входящей и исходящей корреспонденции от юридических лиц
в адрес Администрации муниципального образования
«Вяземский район» Смоленской области
Отдел осуществляет ежедневный контроль в отделах Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц. Составляет и отправляет письма-напоминания в отделы Администрации о неисполненных письмах, документах и обращениях.
Оказывает методическую помощь в организации работы с документами в отделах Администрации.
Вся поступившая корреспонденция от юридических лиц регистрируется, передаётся на визирование руководству, расписывается в рабочих журналах, затем копируется и рассылается по структурным подразделениям для исполнения и хранится в делах архива. Отделом организованы и постоянно пополняются, контролируются, курируются 43 почтовых ячейки для оперативного документооборота корреспонденции для структурных подразделений Администрации, администраций сельских поселений, муниципальных учреждений и предприятий, двух Советов депутатов (городского и районного), муниципальных предприятий.
В 2018 году в адрес Администрации и на имя Главы муниципального образования через отдел поступило 9 497 ед. корреспонденции от организаций, учреждений, предприятий и других юридических лиц.
В последние годы поступало следующее количество корреспонденции:
- в 2017 году – 10 085 ед.;
- в 2016 году – 9 175 ед.;
- в 2015 году – 9 494 ед.;
- в 2014 году – 6 972 ед.;
- в 2013 году – 7 263 ед.
В 2018 году количество поступившей корреспонденции от юридических лиц уменьшилось на 5,8 % по сравнению с предыдущим периодом, что говорит о возрастающей эффективности органов местного самоуправления в решении вопросов и проблем граждан.
Осуществляется прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней). Организуется контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюцией руководства администрации района, анализируется состояние исполнительской дисциплины. Ведется учёт объема документооборота.
Организационный отдел постоянно взаимодействует с районным Советом депутатов, Советом депутатов Вяземского городского поселения, администрациями поселений, учреждениями и организациями, с другими структурными подразделениями администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
В организационном отделе осуществляется прием входящей корреспонденции, в том числе путем факсимильной связи и электронной почты (Дело Pro), её регистрация, направление на рассмотрение руководителям администрации полученной корреспонденции, своевременную передачу корреспонденции в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение в структурные подразделения администрации, обеспечивается рассылку исходящей корреспонденции, в том числе и заказным путем (в 2018 году – 570 писем, а в 2017 году – 504 писем), осуществляется контроль за соблюдением сроков предоставления ответов на письма, а также своевременным исполнением поручений руководителя администрации. Для оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями размножаются входящие документы, а также производится поиск и выдача запрашиваемой информации для структурных подразделений, предприятий и вышестоящих организаций. Количество обрабатываемой корреспонденции в целом с каждым годом не уменьшается.
За отчетный период в адрес администрации района поступило и зарегистрировано 9 497 документа, из них путем факсимильной связи 136 документа, по системе Дело Pro – 5 089, а также 478 документа правового характера: постановления и распоряжения Губернатора Смоленской области, решения Совета депутатов Вяземского района - 20.
В 2018 году специалистами отдела было отправлено 5 960 писем, ответов и запросов в разные инстанции (в 2017 году – 5 490, в 2016 году – 4 686, в 2015 году – 4 290) в адрес юридических лиц в рамках осуществления Администрацией своих полномочий.
Все исходящие письма за подписью руководителя администрации в обязательном порядке хранятся в архиве организационного отдела в делах в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в Администрации.
Зарегистрировано и выдано 62 доверенности (в 2017 году – 107, в 2016 году – 71, в 2015 году – 93).
Учёт и прохождение обращений граждан в адрес
Администрации муниципального образования
«Вяземский район» Смоленской области
Вся работа по рассмотрению обращений граждан в органах исполнительной власти Администрации основана и организована в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и «Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области», утвержденной постановлением Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области от 27.05.2011 № 509
В течение 2018 года в адрес Администрации и на имя Главы муниципального образования через организационный отдел поступило 6 309 ед. заявлений и обращений граждан (в 2017 году – 7 358 ед., в 2016 году – 6 727 ед., а именно:
- 5 295 ед. – заявлений граждан (в 2017 году – 6 353 ед., в 2016 году – 5 270, в 2015 году – 5 836, в 2014 году – 4 660; в 2013 году – 3 722);
- 1 014 ед. – обращений граждан (в 2017 году – 1 185, в 2016 году – 1 457, в 2015 году – 1 404, в 2014 году – 1 186; в 2013 году – 951).
По вопросам формирования земельных участков, оформления их в аренду и собственность, по вопросам опеки и попечительства и другим поступило заявлений 5 295 ед.
Более 140 обращений поступило в форме электронного документа, что свидетельствует о повышении роли информационных технологий в процессе взаимодействия власти и общества в Вяземском районе, а также степени доступности направления обращений в адрес руководства Администрации.
Возросло количество коллективных обращений граждан в отчетном периоде.
Из 1 014 обращений граждан, направленных в адрес Администрации, 290 обращение поступило через Администрацию Президента Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания РФ, Приемную Президента Российской Федерации в Смоленской области, Смоленскую областную Думу, Администрацию Смоленской области, Региональную общественную приемную Председателя Партии «Единая Россия» в Смоленской области (в 2017 году – 462, 2016 году – 441, в 2015 году – 346, в 2014 году – 262).
От депутатов Вяземского районного Совета депутатов и депутатов Совета депутатов Вяземского городского поселения поступило 52 письма (в 2017 году – 71, 2016 году – 105, в 2015 году – 86, в 2014 году – 123).
От граждан непосредственнопоступило 497 обращений (в 2017 году – 652, в 2016 году – 911, в 2015 году – 972).
В целях объективного и всестороннего рассмотрения поступающих писем и принятия по ним конкретных решений все обращения взяты на контроль Главой муниципального образования. Это позволило положительно решить 24 вопроса граждан, 190 обращений поддержаны, на 772 обращений даны разъяснения, а 28 обращений не поддержаны.
Классификация поступивших обращений по территориальности проживания заявителей позволяет определить, что большинство обращений на имя Главы муниципального образования и ее заместителей направлено жителями Вяземского района, 40 обращений направили жители г. Москвы, 30 – иногородние граждане.
По обращениям, поступившим от граждан сельских поселений, статистика такова:
25 - от жителей Андрейковского сельского поселения;
19 - от жителей Вязьма – Брянского сельского поселения;
12 - от жителей Кайдаковского сельского поселения;
12 - от жителей Новосельского сельского поселения;
23 - от жителей Семлёвского сельского поселения;
8 - от жителей Степаниковского сельского поселения;
29 - от жителей Тумановского сельского поселения.
Наибольшее число обращений поступило в марте (110) , меньше всего – в августе (64).
На свою принадлежность к какой-либо социальной группе указали 20 обратившихся. Из них: матери – одиночки, многодетные семьи, инвалиды, вдовы ветеранов ВОВ, сироты, пенсионеры и другие. Остальные заявители не обозначили свою социальную принадлежность.
В отчетном периоде чаще всего к Главе муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области и его заместителям жители района и иногородние граждане обращались по следующей тематике:
– проблемы ЖКХ – 573 (56,6 %), (в 2017 году – 785, в 2016 году – 915, в 2015 году - 502);
– земельные и имущественные отношения – 81 (7,9 %), (в 2017 году – 74, в 2016 году – 149, в 2015 году - 88);
– улучшение жилищных условий – 112 (11,1 %), (в 2017 году – 106, в 2016 году – 145, в 2015 году - 101);
– вопросы строительства, транспорта, газификации – 55 (5,4 %), (в 2017 году – 103, в 2016 году – 120, в 2015 году - 73);
– вопросы образования – 15 (1,5 %), (в 2017 году –14, в 2016 году – 33, в 2015 году - 83);
– проблемы здравоохранения – 2 (0,2 %), (в 2017 году – 3, в 2016 году – 3, в 2015 году - 4);
– вопросы социального обеспечения и социальной защиты – 30 (2,9 %), (в 2017 году – 22, в 2016 году – 70, в 2015 году - 155);
– о неправомерных действиях руководителей предприятий, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, выражении недоверия; просьб о наведении порядка (на предприятии, в районе и т.п.) – 47 (4,6 %) (в 2017 году – 36, в 2016 году – 22);
- другим – 99 (9,8 %).
Анализ тематики поступивших обращений показал, что наибольшее их количество относится к сфере жилищно – коммунального хозяйства. Также значительное количество граждан волнуют вопросы улучшения жилищных условий и землепользования.
Основной задачей отдела является организация эффективной системы учета и прохождения корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан, осуществление контроля за своевременностью рассмотрения и правильностью разрешения поставленных в обращениях граждан вопросов.
Для достижения этой цели сотрудниками отдела осуществляется ежедневный контроль и координация работы в сфере ведения делопроизводства с обращениями и заявлениями граждан в структурных подразделениях Администрации, за соблюдением установленного порядка работы с документами и исполнительской дисциплиной сотрудников Администрации.
В 2018 году было отправлено 3 108 ед. корреспонденции гражданам на их письменные обращения и заявления (в 2017 году – 2 816, в 2016 году – 3 345, в 2015 – 3 076 ед.).
Сотрудники отдела организуют работу по рассмотрению письменных обращений граждан, по устному и личному приёму граждан Главой муниципального образования и его заместителями, контролируют соблюдение требований законодательства.
В 2018 году Главой муниципального образования и его заместителями в ходе личных приемов принято 308 граждан (в 2017 году – 384, 2016 году – 394, в 2015 году – 326).
Отдел организовывает проведение выездных личных приёмов граждан заместителями Губернатора Смоленской области, руководителями Администрации Смоленской области, депутатами Смоленской областной Думы, готовит информацию о проведении вышеуказанных приемов для размещения на официальном сайте Администрации.
В отчётном периоде Администрация оказывала содействие в организации и проведении личного приёма граждан в режиме видео-конференц-связи Заместителем Губернатора Смоленской области К.В. Никоновым 28 апреля 2018 года.
Одной за основных функций отдела является осуществление контроля в структурных подразделениях Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов в адрес граждан. Для реализации данной цели отдел ведёт ежемесячно реестр оценки эффективности деятельности Администрации на основе анализа количества и характера вопросов, содержащихся в обращениях граждан, поступивших непосредственно в Администрацию, исключая обращения, направленные на рассмотрение из Аппарата Администрации Смоленской области. Сотрудники отдела регулярно проводят проверку структурных подразделений Администрации по ведению делопроизводства в сфере работы с обращениями и заявлениями граждан, информируют о ситуации Главу муниципального образования и о результатах проверки. Сотрудниками организационного отдела разработан и регулярно составляется предупредительный контроль сроков исполнения обращений граждан, который доводится до сведения заместителей Главы муниципального образования и руководителей структурных подразделений Администрации.
С 2013 года на территории всех субъектов РФ проводится Общероссийский День приёма граждан. Так, 12 декабря 2018 года на территории муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области проходил пятый Общероссийский День приёма граждан, в котором приняли участие 7 сельских поселений и Администрация.
Администрация Президента РФ использует портал ССТУ.РФ для осуществления особого контроля за исполнением обращений граждан, поступивших на имя Президента РФ. Статистическая отчётность на портале ССТУ.РФ сотрудниками организационного отдела проводится ежедневно и осуществляется в закрытом доступе по информационным каналам.
Отделом ежедневно, в процессе подготовки к проведению Общероссийского Дня приёма граждан осуществляется актуализация информации в электронном справочнике на портале ССТУ.РФ и на рабочих местах Глав муниципальных образований семи сельских поселений. Сотрудниками отдела оказывается методическая помощь Главам сельских поселений и их специалистам в процессе подготовки и проведении Общероссийского Дня приёма граждан по вопросам компетенции соответствующих органов. При подготовке к мероприятию сотрудниками отдела проводятся нагрузочные испытания функционирования специального программного обеспечения по проведению личного приёма и приёма в режиме видеосвязи и аудио-связи через собственный и центральный КП ССТУ.
Регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области
Одной из важнейших функций, возложенных на отдел, является рассмотрение пакета документов, предварительное комплектование, оценка полноты представленной информации и дальнейшая регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений, заключённых Главой муниципального образования и направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд.
Целью выполнения данной функции в отделе становится обеспечение своевременной передачи по назначению копий договоров, муниципальных контрактов и соглашений после их регистрации, обеспечение организации своевременного прохождения
рассмотрения служебных документов, хранение подлинников договоров, муниципальных контрактов, соглашений и приложений к ним.
В отделе формируется архив заключённых договоров, стоимостью услуг по которым составляет менее 100 тыс. руб., в том числе и агентские договора на право начисления платы за наём жилого помещения с управляющими организациями г. Вязьма.
Также, на бумажном носителе формируется архив муниципальных контрактов, заключённых в соответствии с п.4 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», которые подписываются Главой муниципального образования по результатам проведённых аукционов в электронной форме, конкурсных отборов и процедур, запросов котировок на выполнение работ, заказов и услуг.
Неотъемлемой частью регистрируемого у нас договорного пакета документов и архива отдела являются соглашения о передаче отдельных полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области от городского и сельских поселений и обратно, дополнительные соглашения о внесении изменений в договора и муниципальные контракты, соглашения о расторжении муниципальных контрактов и договоров, договора о взаимодействии с муниципальными образованиями, органами исполнительной власти, государственными учреждениями.
В 2018 году в отделе было зарегистрировано 619 ед. договоров, муниципальных контрактов и соглашений (в 2017 году – 664, в 2016 году – 670 ед., в 2015 году - 634 ед.), в том числе:
- 90 ед. договоров (в 2017 году – 103, в 2016 году – 102 ед., в 2015 году – 109 ед.);
- 419 ед. муниципальных контрактов (в 2017 году – 391, в 2016 году – 413 ед., в 2015 году – 414 ед.);
- 110 ед. соглашений (в 2017 году – 170, в 2016 году – 155 ед., в 2015 году – 111 ед.).
По источникам финансирования и обеспечения обязательств сторонами в 2018 году было зарегистрировано договоров, муниципальных контрактов и соглашений:
- 389 ед. – финансирование из средств бюджета муниципального образования Вяземское городское поселение Вяземского района Смоленской области (в 2017 году – 378, в 2016 году – 331 ед., в 2015 году – 350 ед.);
- 230 ед. – финансирование из средств бюджета муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области (в 2017 году – 286, в 2016 году – 339 ед., в 2015 году – 284 ед.).
Муниципальные контракты, договора, соглашения регистрируются в отдельном журнале. Копии раздаются под подпись исполнителям в структурных подразделениях. Второй экземпляр подлинника передается также под подпись организации, с которой заключен договор, муниципальный контракт или соглашение.
Ведение похозяйственного учёта в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области
Одной из основных функций отдела также является ведение учёта личных подсобных хозяйств на территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области, осуществление экспертизы документов, сведений и данных для внесения в похозяйственные книги и электронную базу данных, в алфавитные книги. Отдел ведёт перезакладку данных книг похозяйственного учёта сроком на 5 лет, на основании которых ежедневно осуществляется выдача населению справок и выписок из похозяйственных книг. Отделом уже осуществлялось несколько перезакладок данных книг похозяйственного учёта на периоды 2009-2013гг., 2013-2017 гг., 2017-2022 гг.
На основании постановления Администрации Смоленской области от 29 декабря 2007 года № 489 «О порядке ведения похозяйственного учета на территории Смоленской области» с 1 марта 2009 года на территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области началось ведение похозяйственного учета.
С октября 2014 года данные полномочия были переданы от муниципального образования Вяземское городское поселение Вяземского района Смоленской области Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области и возложены на наш отдел.
Сотрудниками отдела был разработан перечень документов для ведения похозяйственных книг, разработано 10 видов справок, разработан реестр похозяйственных книг с кодами от 001 до 700 для учета всех объектов Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области, разработан реестр алфавитных книг.
На отчётную дату заведено 219 книг похозяйственного учета для частного сектора (улицы, переулки, тупики, проезды, дачные сообщества) и 29 алфавитных книг.
Сотрудниками Отдела создана и обновляется авторская Программа по ведению Базы данных похозяйственного учета. Все данные похозяйственных книг заносятся в электронную базу.
На отчётную дату открыто 3967 лицевых счёта хозяйств, расположенных на территории Вяземского городского поселения, в которых зарегистрировано 10 285 житель г. Вязьма.
Регулярно сотрудники отдела взаимодействуют с председателями уличных комитетов по вопросам похозяйственного учёта.
На территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области зарегистрировано 49 Уставов уличных комитетов г. Вязьма:
- Улицы Абросимово
- Улицы Докучаева
- Улиц 1-я Гармоново, 2-я Гармоново
- Улиц Крупской, Чкалова, переулка Чкалова
- Улиц Урицкого, Карла Либкнехта, Социалистическая
- Улицы Куйбышева
- Улиц Декабристов и Кирова
- Улиц Бебеля, Томинская, Чапаева, переулок Томинский.
- Улиц Воровского, Перновского полка, переулок Воровского
10. Улиц Глинки, Ленина, переулок Глинки
11. Улица Грибоедова, переулок Грибоедова
12. Улиц Дмитрия Шолохова, Киселева, Лобозова, Панино
13. Улиц Железнодорожная, Победы, Энергетиков, переулок Победы
14. Улиц III Интернационала, Набережная, переулок III Интернационала
15. Улица Комсомольская
16. Улиц Льнозаводская, Монтажников, Ямская, проезда Трудовой
17. Улиц Нахимова, Ушакова, переулок Нахимова
18. Улицы Новая, переулок Новый
19. Улица Орджоникидзе, переулок Орджоникидзе
20. Улиц Сычевское шоссе, 2-я Сычевская, переулок Сычевский
21. Улиц Алексеевская, Южная
22. Улицы Гражданской Войны
23. Улиц Ленских Событий, Герцена, жилой квартал Герцена-Декабристов
24. Улиц Дзержинского, 2-я Крапивенская
25. Улиц Заречная, Льва Толстова, Луговая
26. Улиц Зелёная, Освобождения, Новоторжская, Кутузова, Песочная, 2-я Новоторжская
27. Улиц Кашена, Максима Горького
28. Улиц Некрасова, Овсяника, переулка Овсяника
29. Улиц Пионерская, Степана Разина, переулка Степана Разина
30. Улиц Богдана Хмельницкого, Мичурина, Садовая
31. Улиц 1-я Бозня, Котлино, переулка 1-я Бозня
32. Улиц Восточная, Ржевская
33. Улиц Гастелло, Полевая, Тимирязева, переулка Павлова
34. Улицы Глинная
35. Улиц Двойная Слобода, 40 лет Комсомола, Мира
36. Улицы Локомотивная
37. Улицы Луначарского
38. Улиц 1 Мая, Просвещения, переулка Первомайский
39. Улицы Маяковского, переулка Маяковского
40. Улицы Ново – Садовая
41. Улицы 25 Октября
42. Улиц Репина, Чайковского, переулка Репина
43. Улиц Щорса, 9 Января, переулка Щорса
44. Улицы Парижской Коммуны
45. Улиц Новая Плетниковка и Плетниковка, переулка Плетниковка, Солнечная
46. Улица Новая Бозня
47. Улицы Кулибина, Ползунова, Попова, Путевая
48. Улица Марины Расковой
49. Улица 1 Марта, тупик 1 Марта
Ежедневно сотрудниками отдела осуществляется личный приём граждан, по запросам которых выдаются 10 форм справок на основе данных книг похозяйственного учета:
- справка о места жительства;
- справка о составе семьи;
- справка о составе семьи (с ребёнком);
- справка о составе семьи на день смерти;
- справка о движении жильцов;
- справка о месте жительства и фактическом проживании;
- справка о жилой площади дома и наличии инженерных систем;
- справка о наследовании;
- справка на день смерти;
- справка о месте жительства (для приезжих).
Все необходимые справки выдаются в Администрации только на основании данных книг похозяйственного учета, которые вносятся туда после экспертизы подлинных документов домовладельцев и зарегистрированных лиц.
Для регистрации и заведения лицевого счета в похозяйственной книге, граждане предоставляют следующие документы:
- документы, удостоверяющие личность граждан, зарегистрированных на данной площади (дополнительно: для владельцев – ИНН, для пенсионеров – удостоверения, для новорожденных в возрасте до 1 года – свидетельство о рождении);
- домовую книгу;
- документы на дом и землю устанавливающие право собственности.
В 2018 году населению было выдано 4467 справок вышеуказанных форм (в 2017 году – 4370 ед., в 2016 году – 4976 ед.; в 2015 году – 4625 ед.).
Все действия сотрудников отдела, имеющих доступ к данной информации, основываются на принципах конфиденциальности условий обработки персональных данных и регламентируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и защищены от постороннего воздействия.
Необходимая информация из базы данных книг похозяйственного учёта может быть представлена уполномоченным органам (третьим лицам) только по официальному запросу юридического лица в адрес Главы Администрации с обоснованным заявлением о необходимости получения информации и персональных данных.
В 2018 году с данными запросами (216 ед.) в адрес Администрации обращались:
- Отдел социальной защиты населения Вяземского района Смоленской области (25);
- Восточное отделение ОАО «АтомЭнергоСбыт» (45);
- ООО «Газпром межрегионгаз Смоленск» (57);
- ООО «Строй Рем Сервис» (24);
- Межмуниципальный отдел МВД России «Вяземский» (43);
- ООО «Очистные системы» (13);
- ООО «СтройРемСервис» (9).
Данные книг похозяйственного учёта используются также для сверки сведений Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Смоленской области (Смоленскстат). В 2018 году проводилась одна встречная проверка Смоленскстатом ведения книг похозяйственного учёта в городском и сельских поселениях Вяземского района Смоленской области.
Отдел также ведёт похозяйственный учёт садоводческих товариществ и некоммерческих садоводческих товариществ на территории города, которых сейчас зарегистрировано в базе данных 37 ед. книг похозяйственного учёта, в которых открыто 34 лицевых счёта, в которых зарегистрировано 105 граждан.
Обеспечение структурных подразделений Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области бланками документов, канцелярскими принадлежностями, печатями, штампами, журналами, периодическими изданиями, вывесками, информационными и справочными материалами
На отдел возложены функции разработки макетов, сбор заявок и осуществления заказов на изготовление типовых бланков, форм документов, журналов регистрации корреспонденции, печатей и штампов, вывесок, справочников для служебного пользования Администрации.
Так, в 2018 году для нужд структурных подразделений Администрации было изготовлено и приобретено:
- 4 ед. печатей, штампов, факсимиле;
- 174 ед. журналов регистрации корреспонденции и книг учёта;
- 100 ед. карточек учёта;
- 20 ед. справок-заместителей;
- 100 ед. бланков договоров;
- 200 ед. карточек-справок;
- 100 ед. бланков пропусков;
- 60 ед. телефонных справочников для служебного пользования;
- 2 ед. табличек вывесок уличных на входных дверях здания Администрации.
Отдел формирует и оформляет подписку на периодические издания (газеты, журналы), осуществляет получение и их рассылку структурным подразделениям Администрации. Так, в 2018 году для структурных подразделений Администрации дважды была оформлена полугодовая подписка на первое и второе полугодие 2018 года на периодическое издание газеты: «Вяземский вестник» - 8 экз. Подписка в 2017 году резко сократилась с 8 наименований газет и журналов до 1 газеты.
Обеспечение структурных подразделений Администрации канцелярскими товарами и принадлежностями также входит в функции отдела. Сотрудниками отдела формируется сводная информация о необходимых канцелярских товарах и принадлежностях для подразделений Администрации.
Сотрудниками отдела разрабатываются тексты и формы поздравительных адресов, телеграмм, приглашений, открыток почётным гражданам города и района, ветеранам, организациям, учреждениям к праздничным и памятным датам.
Организационное обеспечение мероприятий проводимых
с участием или по поручению Главы муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области
На отдел возложена функция осуществления организационного обеспечения мероприятий проводимых с участием или по поручению Главы муниципального образования. Помимо регулярных заседаний, совещаний, комиссий, собраний, рабочих групп и встреч в здании Администрации с участие руководства, сотрудники отдела принимают заметное участие в организации и проведении торжественных городских, районных, областных и межрегиональных мероприятий.
Отдел оказывает содействие избирательным комиссиям разных уровней в организации подготовки и проведения на территории Вяземского района Смоленской области референдумов и выборов Президента РФ, депутатов Государственной Думы РФ, депутатов областной Думы, муниципальных выборов.
Сотрудниками отдела формируются общие и запасные списки кандидатов в присяжные заседатели в суды разных уровней от муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области. Списки формируются один раз на 4 года. Корректируются ежегодно.
В соответствии с постановлением Администрации Смоленской области от 06.03.2012 № 156 «О мерах по составлению списков кандидатов в присяжные заседатели» в организационном отделе проведена работа по формированию списков кандидатов в присяжные заседатели на 2018 - 2022 годы. Списки прошли проверку и согласование с Вяземской ЦРБ, отделом ЗАГС. Составленные и проверенные списки кандидатов в присяжные заседатели направлены в Департамент Смоленской области по осуществлению контроля и взаимодействию с административными органами. Затем списки кандидатов в присяжные заседатели были утверждены Губернатором Смоленской области были и опубликованы в СМИ для информирования населения.
Сейчас в них входят 815 человек - жителей Вяземского района Смоленской области.
