Организационный отдел Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области (далее - Администрация) , утверждаемым решением Вяземского районного Совета депутатов.

Основными функциями отдела является:

- обеспечение координации и контроля над организационно-распорядительными функциями и административно-хозяйственной деятельностью Администрации;

- исполнение и обеспечение полномочий Администрации в сфере делопроизводства, осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;

- организация эффективной системы учета и прохождения корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан, писем организаций, осуществление контроля за своевременностью рассмотрения и правильностью разрешения поставленных в обращениях граждан и организаций вопросов;

- осуществление контроля и координации работы за ведением делопроизводства и работой с обращениями и заявлениями граждан, организаций в структурных подразделениях Администрации, за соблюдением установленного порядка работы с документами и исполнительской дисциплиной сотрудников Администрации;

- организационно-техническое и документальное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Главой муниципального образования и мероприятий с его участием;

- обеспечение структурных подразделений Администрации бланками документов, печатями и штампами, вывесками, печатной продукцией, канцелярскими принадлежностями, нормативным, информационным и справочным материалом, включая специальную и справочную литературу, периодические издания;

- организация ведения похозяйственного учёта Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области в Администрации, осуществление контроля за соблюдением формы и порядка ведения похозяйственных книг на территории муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.

1. Исполнение и обеспечение полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области в сфере делопроизводства

Одной из основных функций отдела является осуществление и обеспечение своевременного приема, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции от юридических лиц, обращений и заявлений граждан, а также отправку исходящей корреспонденции за подписью Главы муниципального образования и его заместителей.

В 2019 году в адрес Администрации и на имя Главы муниципального образования через отдел поступило :

-9811 ед. корреспонденции от организаций, учреждений, предприятий и других юридических лиц;

-6 181 ед. заявлений и обращений граждан.

Отдел осуществляет контроль в структурных подразделениях Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц и граждан. В целях эффективной организации работы сотрудников всей Администрации отдел осуществляет учет, анализ, обобщение результатов выполнения документов по существу вопросов и срокам исполнения, своевременно информирует заместителя Главы муниципального образования по организационным вопросам, руководителей структурных подразделений о состоянии выполнения контрольных документов. С этой целью отдел использует методы устных и письменных напоминаний разработчикам и исполнителям об истечении сроков исполнения документов, формирует и направляет служебные записки и предупредительный контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в структурные подразделения Администрации и заместителям Главы муниципального образования. Данная работа отделом ведётся регулярно.

Вся поступающая в отдел информация и корреспонденция прочитывается и анализируется, что в дальнейшем способствует осуществлению контроля за правильностью подготовки проектов писем Главы муниципального образования и его заместителей. Сотрудники отдела сами принимают участие в разработке, по указанию Главы муниципального образования, проектов писем и других документов.

Отдел осуществляет регистрацию корреспонденции, поступившую в Администрацию на имя Главы муниципального образования и его заместителей посредством всех видов связи (почта, электронная почта, факс, система электронного документооборота в органе исполнительной власти Смоленской области (далее - СЭД ОИВ Смоленской области ).

Сотрудники отдела обеспечивают своевременную распечатку, копирование, оперативное размножение, рассылку корреспонденции, согласно резолюции Главы муниципального образования и его заместителей.

С целью совершенствования работы сотрудники отдела обобщают и анализируют информацию об общем объеме документооборота в Администрации и разрабатывают предложения по его оптимизации.

Отдел ежедневно осуществляет комплектование, учет и обеспечение сохранности в течение установленного срока документов и переписки по ним, формирует архив использованных в работе документов, готовит их к передаче на муниципальное хранение в архивный отдел.

Сотрудники отдела принимают участие в разработке муниципальных правовых актов (положений, инструкций), регламентирующих организацию делопроизводства в Администрации, оказывают методическую и консультационную помощь в организации работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

Отдел проводит проверку структурных подразделений Администрации по ведению делопроизводства, и по работе с обращениями и заявлениями граждан, информирует Главу муниципального образования о результатах проверки.

Отдел осуществляет контроль за предоставлением структурными подразделениями Администрации ежемесячных перспективных планов работы, на основании которых сотрудники нашего отдела составляют ежемесячные сводные планы основных мероприятий Администрации.

2. Учёт и прохождение входящей и исходящей корреспонденции от юридических лиц в адрес Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области

Отдел осуществляет ежедневный контроль в отделах Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц. Составляет и отправляет письма-напоминания в отделы Администрации о неисполненных письмах, документах и обращениях.

Оказывает методическую помощь в организации работы с документами в отделах Администрации.

Вся поступившая корреспонденция от юридических лиц регистрируется, передаётся на визирование руководству, расписывается в рабочих журналах, затем копируется и рассылается по структурным подразделениям для исполнения и хранится в делах архива. Отделом организованы и постоянно пополняются, контролируются, курируются 43 почтовых ячейки для оперативного документооборота корреспонденции для структурных подразделений Администрации, администраций сельских поселений, муниципальных учреждений и предприятий, двух Советов депутатов (городского и районного), муниципальных предприятий.

В 2019 году в адрес Администрации и на имя Главы муниципального образования через отдел поступило9 811 ед. корреспонденции от организаций, учреждений, предприятий и других юридических лиц.

Организационный отдел взаимодействует с районным Советом депутатов, Советом депутатов Вяземского городского поселения, администрациями поселений, учреждениями и организациями, с другими структурными подразделениями администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

В организационном отделе осуществляется прием входящей корреспонденции, в том числе путем факсимильной связи и электронной почты (Дело Pro), её регистрация, направление на рассмотрение руководителям администрации полученной корреспонденции, своевременную передачу корреспонденции в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение в структурные подразделения администрации, обеспечивается рассылку исходящей корреспонденции, в том числе и заказным путем, осуществляется контроль за соблюдением сроков предоставления ответов на письма, а также своевременным исполнением поручений руководителя администрации. Для оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями размножаются входящие документы, а также производится поиск и выдача запрашиваемой информации для структурных подразделений, предприятий и вышестоящих организаций.

В 2019 году специалистами отдела было отправлено5 821писем , ответов и запросов в разные инстанции в адрес юридических лиц в рамках осуществления Администрацией своих полномочий.

Все исходящие письма за подписью руководителя администрации в обязательном порядке хранятся в архиве организационного отдела в делах в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в Администрации.

3. Учёт и прохождение обращений граждан в адрес Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области

Работа по рассмотрению обращений граждан в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области проводится в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.

В течение 2019 года в приемную по работе с обращениями граждан поступило 1127 обращений (в 2018 году -1014, в 2017 - 1185). По вопросам формирования земельных участков, оформления их в аренду и собственность, по вопросам опеки и попечительства и другим поступило 5054 заявлений (в 2018 году- 5295, в 2017 – 6353).

В 2019 году Главой муниципального образования и ее заместителями в ходе личных приемов граждан было принято 360 человек (в 2018 году – 308, в 2017 – 384).

Более 190 обращений (в 2018 году- 140) поступило в форме электронного документа, что свидетельствует о повышении роли информационных технологий в процессе взаимодействия власти и общества в Вяземском районе, а также степени доступности направления обращений в адрес руководства Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.

Из 1127 обращений граждан, направленных в адрес Администрации, 167 обращений поступило через Администрацию Президента Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания РФ, Смоленскую областную Думу, Администрацию Смоленской области, Приёмную Президента Российской Федерации в Смоленской области (в 2018 году – 290, в 2017 – 346). От депутатов Вяземского районного Совета депутатов и депутатов Совета депутатов Вяземского городского поселения поступило 37 писем (в 2018 году – 52, в 2017 – 71).

В целях своевременного, объективного и всестороннего рассмотрения поступающих писем и принятия по ним конкретных решений все обращения взяты на контроль Главой муниципального образования. Это позволило положительно решить 22 проблемы граждан, 348 обращений поддержаны, на 700 писем даны разъяснения, а 57 просьб не поддержаны.

Классификация поступивших обращений по территориальности проживания заявителей позволяет определить, что большинство обращений на имя Главы муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области и ее заместителей направлено жителями Вяземского района, 26 обращений направили иногородние граждане, более 20 обращений поступило от жителей Москвы и Московской области. Чаще всего обращались граждане, проживающие в г. Вязьма.

По обращениям, поступившим от граждан сельских поселений Вяземского района, статистика такова:

Андрейковское сельское поселение – 22;

Вязьма - Брянское сельское поселение – 15;

Кайдаковское сельское поселение – 18;

Новосельское сельское поселение – 19;

Семлевское сельское поселение – 13;

Степаниковское сельское поселение – 5;

Тумановское сельское поселение – 27.

Максимальное количество обращений поступило в декабре - (122) , минимальное – в январе (41).

На свою принадлежность к какой-либо социальной группе указали более 10 обратившихся (1 % от общего количества). Из них: матери – одиночки, многодетные семьи, инвалиды, сироты, ветераны войны и труда, узники и другие. Остальные заявители не обозначили свой социальный статус.

В отчетном периоде прослеживается следующая тематика обращений жителей района и иногородних граждан к Главе муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области и ее заместителям:

– проблемы ЖКХ – 722 (64,1%),(в 2018 году – 573, в 2017 году - 785);

– земельных отношений – 107(9,5%) (в 2018 году – 81, в 2017-74);

– улучшения жилищных условий –57(5,1%) (в 2018 году – 112, в 2017- 106);

–промышленности, транспорта, связи (в т. ч. газификации)- 34( 3,0%), ( в 2018 году - 55, в 2017 -103);

– образования –35 (3,1%), (в 2018 году- 15, в 2017 - 14);

– здравоохранения – 7 (0,6%),( в 2018 году – 2, в 2017 - 3);

– социальной сферы –20(1,8%), (в 2018 году -30, в 2017 - 22);

- о неправомерных действиях руководителей предприятий, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, выражении недоверия; просьб о наведении порядка (на предприятии, в районе и т.п.) – 32 (2,8%), (в 2018 году – 47, в 2017-36);

– другим – 113 (10,0%), ( в 2018 году – 99, в 2017 -78).

Лидирующими среди всех обращений граждан в 2019 году традиционно являются вопросы жилищно-коммунального комплекса. Также значительное количество граждан волнуют вопросы земельных отношений и улучшения жилищных условий.

В отчётном периоде, 28 июня 2019 года, Администрация оказывала содействие в организации и проведении выездного личного приёма граждан заместителем Губернатора Смоленской области Ю.Н. Пучковым.

Также 16 декабря 2019 в здании Администрации района при участии должностных лиц и сотрудников организационного отдела Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области проводили выездной прием граждан Уполномоченный по правам человека в Смоленской области А.М. Капустин и заместитель начальника УМВД Смоленской области И.И. Онищенко.

12 декабря 2019 года в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области был проведен общероссийский день приёма граждан, приуроченный ко Дню Конституции Российской Федерации, в ходе которого граждане смогли реализовать свое конституционное право на обращение в органы власти всех уровней.

Работа с обращениями граждан является одним из приоритетных направлений деятельности в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.

4. Регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области

Одной из функций, возложенных на отдел, является рассмотрение пакета документов, предварительное комплектование, оценка полноты представленной информации и дальнейшая регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений, заключённых Главой муниципального образования и направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд.

Целью выполнения данной функции в отделе становится обеспечение своевременной передачи по назначению копий договоров, муниципальных контрактов и соглашений после их регистрации, обеспечение организации своевременного прохождения рассмотрения служебных документов, хранение подлинников договоров, муниципальных контрактов, соглашений и приложений к ним.

В отделе имеется архив заключённых договоров, также на бумажном носителе формируется архив муниципальных контрактов, заключённых в соответствии с п.4 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», которые подписываются Главой муниципального образования по результатам проведённых аукционов в электронной форме, конкурсных отборов и процедур, запросов котировок на выполнение работ, заказов и услуг.

Неотъемлемой частью регистрируемого у нас договорного пакета документов и архива отдела являются соглашения о передаче отдельных полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области от городского и сельских поселений и обратно, дополнительные соглашения о внесении изменений в договора и муниципальные контракты, соглашения о расторжении муниципальных контрактов и договоров, договора о взаимодействии с муниципальными образованиями, органами исполнительной власти, государственными учреждениями.

В 2019 году в отделе было зарегистрировано:

-103 ед. договоров;

-501 ед. муниципальных контрактов;

-111 ед. соглашений.

Муниципальные контракты, договора, соглашения регистрируются в отдельном журнале. Копии раздаются под подпись исполнителям в структурных подразделениях. Второй экземпляр подлинника передается также под подпись организации, с которой заключен договор, муниципальный контракт или соглашение.

5. Ведение похозяйственного учёта в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области

Также одной из функций отдела является ведение учёта личных подсобных хозяйств на территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области, осуществление экспертизы документов, сведений и данных для внесения в похозяйственные книги и электронную базу данных, в алфавитные книги.

Отдел ведёт перезакладку данных книг похозяйственного учёта сроком на 5 лет, на основании которых ежедневно осуществляется выдача населению справок и выписок из похозяйственных книг.

На основании постановления Администрации Смоленской области от 29 декабря 2007 года № 489 «О порядке ведения похозяйственного учета на территории Смоленской области» с 1 марта 2009 года на территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области началось ведение похозяйственного учета.

Сотрудниками отдела был разработан перечень документов для ведения похозяйственных книг, разработано 10 видов справок, разработан реестр похозяйственных книг всех объектов Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области, разработан реестр алфавитных книг.

Все данные похозяйственных книг заносятся в электронную базу.

Ежедневно сотрудниками отдела осуществляется личный приём граждан, по запросам которых выдаются 10 форм справок на основе данных книг похозяйственного учета:

- справка о места жительства;

- справка о составе семьи;

- справка о составе семьи (с ребёнком);

- справка о составе семьи на день смерти;

- справка о движении жильцов;

- справка о месте жительства и фактическом проживании;

- справка о жилой площади дома и наличии инженерных систем;

- справка о наследовании;

- справка на день смерти;

- справка о месте жительства (для приезжих).

Все необходимые справки выдаются в Администрации только на основании данных книг похозяйственного учета, которые вносятся туда после экспертизы подлинных документов домовладельцев и зарегистрированных лиц.

Для регистрации и заведения лицевого счета в похозяйственной книге, граждане предоставляют следующие документы:

- документы, удостоверяющие личность граждан, зарегистрированных на данной площади (дополнительно: для владельцев – ИНН, для пенсионеров – удостоверения, для новорожденных в возрасте до 1 года – свидетельство о рождении);

- домовую книгу;

- документы на дом и землю устанавливающие право собственности.

В 2019 году населению было выдано 5305 справок вышеуказанных форм.

Все действия сотрудников отдела, имеющих доступ к данной информации, основываются на принципах конфиденциальности условий обработки персональных данных и регламентируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и защищены от постороннего воздействия.

Необходимая информация из базы данных книг похозяйственного учёта может быть представлена уполномоченным органам (третьим лицам) только по официальному запросу юридического лица в адрес Главы с обоснованным заявлением о необходимости получения информации и персональных данных.

Данные книг похозяйственного учёта используются также для сверки сведений Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Смоленской области (Смоленскстат).

6. Обеспечение структурных подразделений Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области бланками документов, канцелярскими принадлежностями, печатями, штампами, журналами, периодическими изданиями, вывесками, информационными и справочными материалами

На отдел возложены функции разработки макетов, сбор заявок и осуществления заказов на изготовление типовых бланков, форм документов, журналов регистрации корреспонденции, печатей и штампов, вывесок, справочников для служебного пользования Администрации.

Отдел формирует и оформляет подписку на периодические издания (газеты, журналы), осуществляет получение и их рассылку структурным подразделениям Администрации.

Обеспечение структурных подразделений Администрации канцелярскими товарами и принадлежностями также входит в функции отдела. Сотрудниками отдела формируется сводная информация о необходимых канцелярских товарах и принадлежностях для подразделений Администрации.

Сотрудниками отдела разрабатываются тексты и формы поздравительных адресов, телеграмм, приглашений, открыток почётным гражданам города и района, ветеранам, организациям, учреждениям к праздничным и памятным датам.

7. Организационное обеспечение мероприятийпроводимых с участием или по поручению Главымуниципального образования «Вяземский район» Смоленской области

На отдел возложена функция осуществления организационного обеспечения мероприятий проводимых с участием или по поручению Главы муниципального образования. Помимо регулярных заседаний, совещаний, комиссий, собраний, рабочих групп и встреч в здании Администрации с участием руководства, сотрудники отдела принимают участие в организации и проведении торжественных городских, районных, областных и межрегиональных мероприятий.

Отдел оказывает содействие избирательным комиссиям разных уровней в организации подготовки и проведения на территории Вяземского района Смоленской области референдумов и выборов Президента РФ, депутатов Государственной Думы РФ, депутатов областной Думы, муниципальных выборов.

Сотрудниками отдела формируются общие и запасные списки кандидатов в присяжные заседатели в суды разных уровней от муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области. Списки формируются один раз на 4 года. Корректируются ежегодно.

В соответствии с постановлением Администрации Смоленской области от 06.03.2012 № 156 «О мерах по составлению списков кандидатов в присяжные заседатели» в организационном отделе проведена работа по формированию списков кандидатов в присяжные заседатели на 2018 - 2022 годы. Списки прошли проверку и согласование с Вяземской ЦРБ, отделом ЗАГС. Составленные и проверенные списки кандидатов в присяжные заседатели направлены в Департамент Смоленской области по осуществлению контроля и взаимодействию с административными органами. Затем списки кандидатов в присяжные заседатели были утверждены Губернатором Смоленской области были и опубликованы в СМИ для информирования населения.

Сейчас в них входят 815 человек - жителей Вяземского района Смоленской области.